Chytřejší byznys? S informačním systémem ERP

ERP systém umožňuje transformovat firmy díky využití nejlepších praktik z oboru. Hlavním přínosem je především možnost integrovat organizaci do jediného funkčního celku. Obchodní procesy, které byly tradičně separátní, nyní sdílejí informace prostřednictvím centrální databáze a informační toky spojené se zákazníkem a dodavatelem jsou tak mnohem efektivnější. Například při nákupu zařízení v jednom oddělení už není třeba předávat informace na další oddělení, protože všichni mají okamžitý přístup ke stejným údajům. Nedochází k prodlení či znovuzadávání informací při schvalování a platbě ani k závislosti na oběhu papírových dokumentů po firmě. Existencí jediného zadávacího místa navíc klesají nepřesnosti. ERP řešení také umožňují vertikální integraci s dodavateli a odběrateli.

Správnou implementací ERP jako součásti transformace podnikových procesů lze dosáhnout:

• integrace procesů a informačních systémů,
• konsolidace a/nebo eliminace stávajících systémů,
• redukování závislosti na programátorech, bez kterých u nezákaznicky orientovaných dodavatelů nelze v softwaru nic změnit
• věrohodnosti datových zdrojů,
• efektivnějších a úspornějších obchodních procesů.

Ukazatelem úspěšnosti transformace je měření výkonnosti, což je strukturovaný proces pro rozvoj měřitelných ukazatelů, které se systematicky sledují. Výsledky se následně mohou použít k posouzení pokroku při dosahování předem stanovených cílů. Zároveň mohou poskytnout zpětný pohled na řízení a vedení. Správně zavedený proces měření výkonnosti vede k větší zodpovědnosti, viditelnosti a průhlednosti celé organizace. Nabízí manažerům a vedoucím pracovníkům nástroj pro měření pokroku, ale také může inspirovat a motivovat všechny zaměstnance a udat organizaci nové směry rozvoje.

Proces měření výkonnosti ERP se skládá ze dvou složek, z nichž první je samotná implementace a druhá zahrnuje operační nebo obchodní výsledky. Prostředky Performance Managementu jsou v případě implementace tradičně cena, výkon a časový plán. Pokud jde o operační nebo obchodní výsledky, typy opatření by měly zahrnovat účinnost, efektivnost, přesnost předkládaných výsledků a spokojenost zákazníka. Při každém měření výkonu je zásadní si stanovit základní hodnotu, podle které pak lze budoucí výsledky výkonnosti porovnávat.

Například pro stavební firmy je systém nosný v oblasti rozpočtů a kalkulací, kam vstupuje mnoho specifických položek, následuje velmi podrobné sestavení projektu dle jednotlivých zdrojů činností v návaznosti na kapacitní a finanční sledování. Nad tím probíhá vyhodnocování zakázek včetně jejich vyúčtování a následné fakturace, která se neobejde bez evidence pozastávek (zádržného). Bez podpory ERP systému se vzrůstajícím počtem zakázek nutně dochází k zásadnímu chaosu v peněžních tocích a detailní evidence zádržného musí být jeho samozřejmou součástí.

Oproti tomu výrobní firmy potřebují zase dobře a včas naplánovat svoji výrobu, aby uspokojily náročného zákazníka a byly schopny pružně reagovat na změnu výroby – toto vše může podtrhnout systém odvolávek. Bez podpory ERP systému nutně s růstem objemu výroby nastává chaos. Systém musí také umět automaticky zakládat výrobní zakázky pro sledování nákladů a s ohledem na dodací lhůty vytvářet materiálové rezervace, které následně slouží jako podklad pro objednávání materiálů u dodavatelů. Důležitým funkčním prvkem pro výrobní firmy je možnost kooperace. Samozřejmostí je pak automatický přenos kusovníků pro technologický postup z různých CAD systémů.

Firmy zaměřené na poskytování služeb obecně musí svůj systém podřídit zákazníkovi, pro kterého jsou služby určeny. Vše začíná u správného oslovování těch správných zákazníků. A to jak stávajících, tak i nových. Systém musí umět selektovat zákazníky dle jejich potřeb – pochopitelně tyto potřeby jsou evidovány v systému a jsou průběžně aktualizovány. ERP systémy obecně disponují mnoha nástroji, které hýčkají zákazníka. Například automatický export informací o stavu zakázky na mobilní telefon zákazníka.

Obchodní firmy od systému zase obecně potřebují přesnou skladovou evidenci, robustní cenotvorbu, jednoduchý proces přijímání objednávek na straně jedné (nejlépe dle nastavených pravidel), a automatické generování vydaných objednávek na straně druhé. Cíl je jasný – uspokojit zákazníka, kterým může být jak řetězec nadnárodní společnosti s EDI komunikací, tak i koncový uživatel, který si zboží objednal přes e-shop.
Uvedené příklady podtrhují nutnost výběru správného ERP systému nejen s obecnými podnikovými funkcemi, ale i se specifiky pro konkrétní obor činnosti uživatele. Bez jejich využívání se jedná o polovičaté řešení bez důrazu na efekt, snížení náročnosti a nákladovosti systému, který musí sloužit růstu firmy.

Článek vznikl ve spolupráci s odborníky ze společnosti J.K.R., která patří mezi největší dodavatele podnikových informačních systémů ERP na českém trhu. Podnikové informační systémy BYZNYS ERP mají v České republice a na Slovensku více než 1 100 aktivních instalací v nejrůznějších oblastech podnikání. Mezi zákazníky J.K.R. patří například Central Group, Jednota České Budějovice, Marimex CZ, Nohel Garden, Ravak, Ryor, UBC a Vltava-Labe-Press.