Dost práce usnadní výstupní checklist
Protože má účetní přístup k citlivým datům a informacím, provází její konec ve firmě několik důležitých bezpečnostních opatření. Odcházející účetní je třeba zneaktivnit všechny účty a přístupy, například do CRM, ERP, internetového bankovnictví či účetního systému. Musíte si pohlídat vrácení přístupových čipů i platebních karet, nebo dodržet pravidla související s GDPR.
I když ekonomičtí manažeři obvykle vědí, co všechno je s odchodem účetní spojené, občas se na něco může zapomenout. Proto doporučujeme sestavit tzv. výstupní checklist – kompletní seznam všeho, co musíte při odchodu účetní zařídit a předat. Dobrou inspiraci na takový checklist najdete například na stránkách firmy GRiT, odborníka na automatizaci účetnictví a výměny dokladů.
Jakmile takový checklist jednou vytvoříte, využijete ho opakovaně několik dalších let. Jen ho v případě potřeby – například při změně právní formy společnosti nebo přechodu na nový účetní systém – aktualizujete.
Dejte si pozor na sazby DPH
Jednou z největších výzev nové účetní bude účtování daně z přidané hodnoty. V České republice existují tři sazby DPH (základní sazba, první snížená sazba a druhá snížená sazba) a některé služby jsou od DPH osvobozené. Při předávání práce proto dohlédněte, aby odcházející účetní předala svému nástupci veškeré informace o tom, s jakými sazbami DPH má fakturovat jednotlivé služby a zboží vaší firmy.
Chyby ve výpočtu či stanovování sazby DPH mohou být pro vaši firmu kritické – už při chybě do 50 tisíc korun jde o přestupek a hrozí vám pokuta od finančního úřadu, při chybě nad 50 tisíc korun se dokonce dopouštíte trestného činu. Navíc vám pak hrozí častější kontroly z finančního úřadu.
Důležité je i správné předání mezd
Další klíčovou agendou účetní jsou mzdy. Dohlédněte na to, že odcházející účetní předá svému nástupci veškeré informace o zaměstnancích, jejich úvazcích, výplatních termínech, odvodech, dovolených i daňových slevách a zvýhodněních.
Pokud zaměstnáváte externí lidi na živnostenský list, je důležité zajistit, aby nadále dostávali proplácené faktury v domluvená data splatnosti a abyste si ohlídali případné neoprávněné faktury.
Dodavatelé nesmí nic poznat
Odchod vaší seniorní účetní by neměli pocítit ani dodavatelé. Proto si pohlídejte, aby odcházející účetní předala všechny informace o dodavatelích a splatnostech jejich faktur. Někteří dodavatelé vystavují fakturu každý den, další mají splatnost faktury týden, jiní měsíc. Nová účetní se v tomto musí rychle zorientovat a pokračovat v zaběhnutých pravidlech.
Pozdě uhrazená faktura dodavateli nebo předčasná upomínka k úhradě směrem k důležitému odběrateli může zbytečně poškodit dlouho budované obchodní vztahy.
Abyste si nástup nové seniorní účetní zjednodušili, může být součástí vašeho checklistu i adaptační plán – seznam věcí, které se musí nová účetní po nástupu naučit, včetně časového harmonogramu plnění. Zmíněný checklist na webových stránkách GRiTu může být podkladem pro tvorbu takového plánu.