Na jednom pozitivním efektu pandemie se shodne většina expertů – významně se zesílil tlak na digitalizaci procesů. Jak jste v letošním roce převzali od svého zaměstnavatele evidenční list důchodového pojištění (neboli ELDP) vy? A jakým způsobem jste podepsali Prohlášení poplatníka daně z příjmů či požádali o roční zúčtování daně? Patříte-li mezi ty šťastnější, pak jste vše vyřídili elektronicky, a nemuseli to dělat postaru – papírovou formou.
Daně ANO, smlouva NE – proč jsou některé procesy bezpapírové a jiné ne?
Už jste někdy podepsali pracovní smlouvu elektronicky? Důvodem, proč se vám to asi nejspíš ještě nestalo, je platný zákoník práce. Bezpapírově tedy vyřešíte daně, ale k elektronizaci podpisu pracovní smlouvy se zaměstnavatelé neženou, i když by to podle našich zkušeností přivítali. Může za to právní nejistota.
Podle důvodové zprávy k zákonu č. 170/2017 Sb., o daních z příjmů, je možné vyhovět požadavku jednoznačné identifikace konkrétního zaměstnance podáním žádosti prostřednictvím interního informačního systému zaměstnavatele, typicky mzdového programu, a to bez nutnosti podpisu zaměstnance. Stejně tak stanovisko Ministerstva práce a sociálních věcí v souladu s ustanovením § 38 odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ve zněních pozdějších předpisů, umožňuje distribuci, seznámení se a potvrzení o převzetí ELDP provést elektronickou formou. Avšak zákoník práce ve své konzervativnosti opět zůstává pozadu, a ve svém § 334 trvá na písemné formě nebo použití kvalifikovaného elektronického podpisu. Což se v praxi téměř rovná znemožnění elektronizace, protože kdo z vás disponuje elektronickým podpisem? A bavíme-li se o ukončení pracovního poměru, zde přísná pravidla o doručení neumožňují de facto využít ani tuto formu.
Pokud jsme v uplynulém roce prožili malou legislativní smršť, je škoda, že na pravidla pro elektronickou formu vzniku, změny či ukončení pracovněprávního vztahu se zcela zapomnělo.
Nejvíc paperless dokument je ten, který vůbec nevznikne
Vývoj jde kupředu, a i když jen obtížně reaguje na tyto proměny, pořád existuje obrovský prostor, jak být více paperless. Evidence docházky, hodnocení, pracovní cesty, dovolené, odměňování. To vše jsou činnosti, které již dnes můžete dělat v dobrých HR systémech elektronicky. Ale pozor, řada služeb se v současnosti tváří, že správným řešením digitalizace je vytvářet elektronické dokumenty (PDF), a ty podepisovat pomocí online nástrojů s různou úrovní garance nezpochybnitelnosti. Co když však potřebujete udělat změnu? Zafixovaný stav v PDF dokumentu se mění velmi těžko, vzniká několik verzí s platným podpisem, ale obsahově platí pouze poslední dokument. Paperless, řešený pouhým požadavkem na převod klasických papírů do PDF, a jejich následné elektronické schvalování, nedává valný smysl. Vrátíme-li se zpět k zákonu o daních z příjmů, u kterého je možné pracovat s elektronickou formou dokumentů v interním systému zaměstnavatele, proč toho nevyužít obdobně i u jiných agend? Výhody jsou nesporné. V systému vždy existuje pouze jedna konečná a platná verze, a to ta poslední. Kvalitní přihlášení zajistí jednoznačnou identifikaci, a auditní stopa pak nese případnou důkazní hodnotu.
Současně můžeme tajně doufat, že také zákoník práce v brzké době „naskočí na vlnu“, a umožní základní personální dokumenty, jako je pracovní smlouva, změna pracovního zařazení, případně i výpověď z pracovního poměru, realizovat elektronicky. Rozšiřující se bankovní identita se zdá být uživatelsky přijatelnou formou kvalifikovaného elektronického podpisu, a uznává ji i stát pro svou komunikaci s občany.