Svět advokátů naskakuje do digitální transformace. Jak zařídit, aby vám neujel?

O potřebách advokátních kanceláří v oblasti IT a software si budeme povídat s Ing. Janem Tkáčem, majitelem firmy AVE Soft, který propojuje poznatky z českého prostředí s pracovními zkušenostmi z USA ze Silicon Valley.

Co dnes vlastně advokátní kanceláře potřebují?

V prvé řadě potřebují být efektivní. Doby, kdy stačila evidence spisu v podobě složky na disku jsou definitivně pryč. Komplexita práce advokátů je taková, že potřebují software, respektive informační systém, který jim umožní pracovat efektivně.

Takový systémy by měl kromě základních funkcí nabídnout přehledné uživatelské rozhraní a do značné míry zautomatizovat zbytečnou administrativu. Cílem je, aby se advokáti mohli více věnovat případům samotným. Takovým řešením je vedení advokátní kanceláře v cloudu.

Jste výrobcem advokátního software Evolio. Jaké jsou jeho silné stránky?

Nikdy nám nešlo o to, abychom se lišili za každou cenu. Naším cílem bylo poskytnout právníkům silný nástroj s vyváženým mixem funkcionalit, který obstojí v probíhající digitální transformaci. Evolio jsme vytvořili jako pružný advokátní systém, který umí reagovat na rychle se vyvíjející požadavky uživatelů i na požadavky digitalizace.

Pokud bych měl být konkrétní, tak advokátní software Evolio stavíme na několika pilířích. Tím prvním je efektivní vykazování práce. Jde zdánlivě o samozřejmost, ale často vidíme, kolik hodin práce zbytečně uteče advokátním kancelářím při vyúčtování klientům. Jde zejména o drobnější úkony, které dokážeme automaticky pochytit a připomenout uživatelům.

Druhým pilířem je propojení s okolním světem. Evolio zvládá nejen propojení s Outlookem a datovkami, ale připojuje se na celou řadu služeb, jako je InfoSoud, Insolvenční rejstřík, elektronické platební rozkazy apod. Takto propojených služeb dnes už máme desítky.

Třetím pilířem, který hraje rozhodující roli, je naše technická podpora. Sebelepší software pro advokáty neobstojí bez špičkové technické podpory. Proto se na ni zaměřujeme a snažíme se našim uživatelům maximálně pomáhat. Přímo v aplikaci máme online chat, kde reagujeme v řádu minut. Uživatelé mají k dispozici desítky výukových videí a také pořádáme pravidelné webináře.

Mezi naše další speciality patří modul pro správu pohledávek, který je velmi silný a nabízí velký rozsah funkcí. Za zmínku stojí i specializace pro advokátní kanceláře působící v oblasti realit a advokátních úschov.

To zní impozantně. Pro koho je vlastně Evolio určeno?

Dá se říct, že software pro advokáty Evolio jede v duálním režimu. Na jedné straně je využíváno řadou samostatných advokátů a malých advokátních kanceláří. Pro ty máme balíčky funkcí, které jsou jednoduché a přehledné.

Na druhé straně obsahuje Evolio řadu funkcí, které využijí teprve střední a větší advokátní kanceláře. Pro ty jsme připravili prémiové balíčky s více funkcemi a se dvěma zásadními rozšířeními. Jde o modul pro automatizaci, který umožňuje automatizovat a řídit procesy v advokacii. Dokáže dramaticky odbourat mechanickou ruční práci, neustálé hlídání splněných úkolů apod.

Advokátní kanceláře pak využijí modul pro určený pro reporting a hromadné operace. Stejně jako u modulu pro automatizaci i tady je největší zbraní možnost customizace. Snadno si můžete nechat vytvořit report na míru.

Advokátní software Evolio Foto: komerční sdělení

Váš software pro advokáty pracuje v cloudu. Nebojíte se o bezpečnost dat?

Máte pravdu, není moc citlivějších dat než ta advokátní. Ve spisech se mohou vyskytnout osobní i zdravotní informace. Proto se soustředíme na zabezpečení našeho systému. Provádíme penetrační testy a také jsme implementovali normu ISO 27001, která se týká kybernetické bezpečnosti.

S bezpečností nám pomáhá paradoxně i samotný cloud. Data máme uloženy v cloudu Microsoftu, který se bezpečnosti velmi věnuje a díky tomu je akceptovaný i bankami. Odborníci se dnes shodují, že cloud je díky řadě ochran obvykle bezpečnější než vlastní server.

Jak je obtížné přejít z jiného systému? Je možné si Evolio vyzkoušet?  

Přechod z jiného systému obvykle usnadňujeme pomocí importu dat. Dneska máme importní můstky ze SingleCase, Synopsisu a Advokátního spisu od Atlas Consulting. Samozřejmostí je import spisů ze souboru ve formátu Excel.

Evolio si můžete snadno zaregistrovat na stránkách evolio.cz. K dispozici je bezplatná FREE verze, kterou můžete trvale používat (limit jsou 3 uživatelé a 5 GB dat) a která není žádné ořezávátko - obsahuje bohatý balíček funkcí včetně neomezené lustrace v insolvenčním rejstříku.