Na bezpečnost a zpracování informací se společnost Iron Mountain soustředí již 70 let. Dnes má tato firma více než 140 tisíc zákazníků v 39 zemích světa - včetně Česka. Na trendy v oblasti digitalizace a digitální transformace jsme se zeptali Přemysla Nikrmajera, jednatele společnosti.
Blíží se doba, kdy se firmy definitivně zbaví papírových dokumentů?
Postupně se na tuto cestu jako společnost vydáváme, ale podle mého názoru to bude ještě několik let trvat. Covid samozřejmě digitální transformaci výrazným způsobem urychlil a upozornil vedení firem, že tuto oblast není možné zanedbávat či podceňovat - ať už z pohledu efektivity, tak i samotné provozuschopnosti firmy při práci z domova. Velkým katalyzátorem bude také národní plán obnovy, spolufinancovaný EU, který podpoří i digitální transformaci státní správy a malých i středních firem.
Nahrává větší míře digitalizace také česká legislativa?
Můžeme říci, že česká legislativa nijak nezaostává za tou evropskou. Od roku 2016 jsme museli implementovat evropské nařízení EIDAS, díky čemuž vznikl Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (297/2016 Sb.). Ten zaručuje, že existuje ekvivalent vlastnoručního podpisu v elektronickém prostředí a že státní správa, samospráva či soudy nemohou dokument odmítnout pouze proto, že je v elektronické podobě.
Na druhou stranu, výše uvedená legislativa řeší primárně elektronickou komunikaci mezi subjekty státní správy a mezi státní správou a třetími stranami (občan či firma) a nijak příliš elektronickou komunikaci mezi firmami navzájem.
Ve kterých oblastech pokročila digitalizace nejdále?
Z pohledu managementu dokumentů ve firmách lze říci, že jako jedny z prvních přišly na řadu účetní dokumenty - konkrétně faktury, které řada firem digitalizuje již několik let, ať už interně či kompletním outsourcingem včetně následné úschovy dokumentů. Nový trendem v této oblasti jsou fakturační portály, kde dodavatelé zadávají faktury již v elektronické podobě a často vyplňují také různá indexová pole. Především korporace tak přenáší náklady digitalizace na své dodavatele a faktury následně automatizovaně zpracovávají. Malé a střední podniky tyto činnosti často stále ještě realizují vlastními silami, ačkoliv by díky outsourcingu či automatizaci mohly ušetřit.
Které rutinní úkoly pomáhá digitalizace automatizovat?
Digitalizace či digitální transformace řeší nejen automatizaci rutinních úkolů. Její hlavní přidanou hodnotou je snadná dohledatelnost a přístupnost dokumentů, včetně snadného sdílení či vyhledávání podle obsahu, nebo možnost filtrování většího objemu dokumentů podle různých kritérií. Aplikace umělé inteligence pak přidanou hodnotu dokumentů v digitální podobě výrazným způsobem povyšují a umožňují jejich automatizovanou klasifikaci, analýzu či vizualizaci, ale také sledování různých vzorců při odhalování podvodného jednání a podobně.
O jaká řešení digitalizace mají české podniky v současné době největší zájem?
V souvislosti s covidovou pandemií sledujeme nárůst zájmu klientů o služby digitální podatelny pro nově vznikající dokumenty, tedy přesměrování veškerých fyzických dokumentů na třetí stranu, která dokumenty přijme, zdigitalizuje, prostřednictvím elektronického úložiště či aplikací pro workflow rozdistribuuje mezi koncové uživatele a následně ve fyzické podobě dokumenty uloží až do doby jejich skartace. Z důvodu zajištění kontinuity procesů při práci z domova firmy také velmi často zpětně digitalizují své fyzické archivy různé dokumentace.
Kromě toho roste zájem o elektronickou úschovu dokumentů, ideálně s využitím cloudových řešení a s tím spojená časová razítka a elektronické podpisy. Firmy velice často preferují komplexní řešení služeb managementu životního cyklu dokumentů ve fyzické, ale zároveň také v elektronické podobě.
Jakou návratnost investic do digitalizace a souvisejících služeb mohou firmy očekávat?
Pokud klient porovnává pouze náklady na uložení historické dokumentace ve fyzické či elektronické podobě, vyplatí se digitalizovat pouze dokumenty s dlouhou dobou uložení (například 40 a více let) z důvodu prvotních nákladů na skenování a vytěžení dokumentů. Pokud však klienti zvažují přínosy digitální transformace v širším měřítku, tedy z pohledu dohledatelnosti či přístupnosti a sdílení dokumentů, možnosti vyhledávání, automatizace manuálních činností, menší chybovosti, sledování přednastavených procesů a jejich efektivity, možnosti analýzy dat a tvorby přidané hodnoty, uvidí návratnost investic ve zcela jiném světle. Například hledáním dokumentů mohou zaměstnanci strávit minutu, ale také několik hodin týdně. Jinými slovy, návratnost investice lze spočítat v momentě, kdy dokážete kvantifikovat přidanou hodnotu všech výše zmíněných složek.
Více o digitalizaci a správě dokumentů na www.ironmountain.cz.