COVID-19 mění to, jak firmy plánují a připravují rozpočty na další období. Roční nebo dvouleté rozpočty nedokážou držet tempo se změnami a ničivými vlivy. Společnostem udělají mnohem lepší službu pravidelnější provizorní rozpočty, průběžné upravování predikcí na základě nejnovějších informací z ekonomiky. 

Podívejte se, jak se zákazníkům společnosti Oracle podařilo zkrátit čas na sestavení rozpočtů a přípravu plánů na polovinu.

 Sestavování rozpočtu – už to není jen čistě finanční otázka 

V rychle se měnícím ekonomickém prostředí je při plánování rozpočtů klíčové, abyste dokázali počítat s různými scénáři a plánovat scénáře typu „co dělat, když...“, a opakovaně, nikoliv jen rychle, byli schopni v každé situaci začlenit do těchto plánů různé hypotetické možnosti. 

To znamená, že sestavování rozpočtu už nemůže být vnímáno jako čistě finanční otázka. Je potřeba spolupracovat s různými odděleními firmy, zejména pak s personálním oddělením, prodejními týmy a týmy, které mají na starost zásobování, abyste rozuměli problémům a překážkám, před kterými stojíte. Například je potřeba, aby vám prodejní tým vysvětlil, co se děje na straně zákazníků – jestli mají naši zákazníci peníze na výdaje, zda mění své nákupní chování a zda roste nebo klesá poptávka po konkrétních výrobcích či službách. 

To vše znamená, že sestavování rozpočtů a plánování je ve stále větší míře probíhajícím procesem. V minulosti by se tyto aktivity běžně prováděly jednou měsíčně; nyní jsou ale finanční ředitelé a finanční týmy nuceni zabývat se těmito otázkami mnohem častěji. Jak je to ale vůbec možné, když zaměstnanci nejsou ve svých kancelářích a pracují z různých míst? 

Více informací přispívá k lepšímu plánování 

V prvním kroku musí firmy vyhodnotit (stále se vyvíjející) dopady onemocnění COVID-19 na každé oddělení, funkci a trh. Integrovaná cloudová infrastruktura poskytuje platformu pro výměnu informací a zároveň s tím nabízí nástroje pro velmi přesné pochopení vývoje firemních aktivit v reálném čase. Finanční ředitelé musí mít ucelený obrázek o společnosti, aby tak dobře rozuměli dopadům všech rozhodnutí, která přijímají – například si musí umět odpovědět na otázku, zda se snížení počtu zaměstnanců nějak promítne do snížení tržeb. 

S velikostí firmy pak potřeba tohoto uceleného obrázku na straně finančních ředitelů dále nabývá na významu. Nedávno jsme například vedli rozhovory s nadnárodním konglomerátem, který působí v různých odvětvích. Poptávka po jejich výrobcích, jako byly mléčné produkty dodávané do sektoru pohostinství, se propadla až na nulu. Na druhou stranu se obrovským způsobem zvýšila poptávka po čisticích produktech. 

Finanční ředitel musí mít po ruce všechny informace, které potřebuje k tomu, aby mohl sestavit plán a rozpočet; dokázal se vypořádat s exponenciálním růstem poptávky po čisticích výrobcích v krátkém období a zároveň byl připraven vrátit se v patřičnou chvíli zpět na trh s mléčnými produkty. 

Dalším faktorem, který je potřeba vzít v úvahu, je rychlost. Pokud se mají rozpočty sestavovat na průběžné bázi, musí to probíhat rychle. Když nahradíme vyplňování a nahrávání tabulek automatickým zadáváním dat a automatickými postupy, mohou se firemní analytici a plánovači nerušeně věnovat věcem, na kterých skutečně záleží. 

Lekce z lockdownů 

Způsob práce ve finančních odděleních se pravděpodobně natrvalo mění. Například společnosti PwC a Schroders souhlasí s tím, aby zaměstnanci pracovali z domova i po covidové krizi. Firmy proto musí implementovat cloudové řešení, aby velké množství jednotlivců na různých místech mohlo pracovat na stejné platformě. Takové cloudové řešení také musí být připraveno na integraci různých datových bodů z různých obchodních jednotek. 

Finančních oddělení také projdou jistou kulturní změnou. Finanční týmy jsou zvyklé na jistotu spojenou s čísly a často se jim nelíbí, že musí pracovat s odhady a nikoliv exaktními fakty. To se do budoucna změní.  Sestavování rozpočtu by mělo být také o tom, že bude mít vedení společnosti dostatečné informace pro přijímání informovaných rozhodnutí, a v případě nejistoty musí mít dostatečný prostor a možnosti k tomu, aby nejistotu promítlo do svých rozhodnutí. 

Tato nejistota se v konečném důsledku musí stát nedílnou součástí procesu sestavování rozpočtů. Rychlé šíření viru nebo regionální lockdowny mohou přijít bez varování, takže finanční plánovači jednoduše nesmí lpět pouze na jednom výhledu. 

Sestavování rozpočtů už není něčím, co děláte jen jednou nebo dvakrát ročně. Stává se z něj kontinuální, aktivní proces – pokud ho ale budete realizovat důsledně, rychle a s dostatečným pochopením situace, odměnou vám bude lepší alokace zdrojů, efektivnější provozní činnost a vyšší zisky. 

Podívejte se na další tipy jak inovovat a získat odolné finance a domluvte si s nezávaznou schůzku s našimi specialisty

Autor: Nick Jackson, ředitel pro finanční a provozní inovace ve společnosti Oracle

Text nevyjadřuje názor redakce