Stav digitalizace v českých firmách není špatný. Každá větší společnost už má svůj více nebo méně kvalitní personální a mzdový systém a s ním už řadu procesů dávno převedla do elektronické, paperless podoby. Třeba výplatní pásky, docházku nebo předání ELDP. Pojďte v tom pokračovat a digitalizovat
i agendu pracovních cest, hodnocení, předávací protokoly nebo pracovněprávní dokumenty.
Ohlédněte se, co se už podařilo zdigitalizovat a jaké to mělo přínosy i úskalí
Dohledejte, jak u vás ve firmě proběhly předchozí digitální projekty. Jaké problémy se před procesem digitalizace řešily? Co firmě změna přinesla? Vyplatilo se to nakonec? Kromě cenných poznámek a zkušeností z minulého zavádění nového procesu vám toto ohlédnutí pomůže uvědomit si, že komplikace, které se objeví (vždycky se něco najde), stojí za překonání.
Zjednodušujte
Při zavádění digitálních procesů často zjistíte, že během let se nějaký interní proces stal tak složitým, že ho ve skutečnosti nikdo nedodržuje. Část podpisů vzniká dodatečně, aby byla naplněna „forma“. Nepřenášejte tyto nefunkční nebo příliš složité procesy do digitálního světa. Pokud asistentka pravidelně schvaluje něco „za šéfa”, není na čase daný krok vynechat?
Je lepší PDF nebo datový záznam?
U digitalizace pracovněprávních dokumentů je zatím nutné zachovat „písemnou“ formu dokumentu, a nezbývá nic jiného než práce s PDF, digitálními podpisy a archivací. Řada dalších procesů, které dnes probíhají
„na papíře“, svoji PDF podobu nepotřebuje. Například schvalování pracovních cest. V dobrém systému to jde úplně bez dokumentů. Je podstatně jednodušší udržet v HR systému konzistenci „datových vět“ než konzistenci PDF dokumentů. Uvedu příklad. Vedoucí schválí nebo nařídí zaměstnanci pracovní cestu. Ten má „v ruce“ elektronicky schválenou žádost. Ještě před začátkem cesty mu ji vedoucí musí zrušit a vznikne nový dokument. V tu chvíli může mít zaměstnanec v ruce dva PDF dokumenty. Jeden se schválením a druhý se zrušením. Co když se pak ohání tím prvním?
Dodavatel je váš partner
Digitalizaci nejspíš neděláte sami, ale s pomocí softwaru od dodavatele. Zkuste se na spolupráci dívat více partnersky. Váš dodavatel, pokud jste ho dobře vybrali, má řadu zkušeností z jiných zakázek a prošel si už mnoho slepých uliček. Někdy zažívám, že mezi zadavatelem a dodavatelem probíhá jakýsi souboj, co zákazník chce (dostat), a dodavatel nechce (dodat). Osobně jsem byl dokonce u toho, kdy jsme zákazníkovi personálního řešení OKbase dodali přesně to, co chtěl (jsou na to dokumenty, analýzy a akceptační protokoly),
a přesto nebyl v závěru spokojený. Neříkám, že máte dodavateli slepě důvěřovat, ale dejte prostor jeho radám, jak vyřešit něco jinak, než požadujete.
A na závěr. Nepropadněte pocitu, že musíte za každou cenu zdigitalizovat všechno, a to nejlépe hned. Skoro vždy se vyplatí jít malými krůčky, občas se zastavit a když něco zůstane nezdigitalizováno, nevadí. On vlastnoruční podpis má také své kouzlo, stejně jako osobní podání ruky.