Rychlejší a levnější. Digitální archivace přináší nové možnosti

Archivace firemních dokumentů společnostem zabírá velké prostory, za jejichž pronájem musí nezřídka platit značné náklady. Současně je nutná průběžná údržba a kontrola archivovaných materiálů, ovšem často je velmi náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů nebo zajistit jejich validitu i po letech pro případy soudního dokazování. „Důležité je zajistit, že archivované dokumenty budou skutečně obsahovat jen to, co mají, a nikdo je nemůže otevřít a změnit. Právě k tomu slouží dlouhodobý digitální archiv, jehož provozovatel garantuje uchování všech digitálních podpisů po řadu let. Musí být zaručeno také to, že i za dvacet let bude možné dokumenty použít například při soudní při,” zdůrazňuje Martin Vondrouš, Senior Business Development Manager ve společnosti Software602. Digitální archiv s tzv. aktivní péčí se navíc postará i o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v budoucnosti měnit na základě úprav zákona. „Délka, po kterou je nutné firemní dokumenty archivovat, se podle jednotlivých typů dokumentů liší,“ připomíná Martin Vondrouš s tím, že obecně nejdéle se musí uchovávat dokumenty personálního oddělení. Konkrétně jde o mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění a u kterých je 45letá archivace nezbytností. V tomto případě by měl být kvalitní archivační systém prioritou.

Data v bezpečí

Digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše zálohovat a chránit před ztrátou nebo poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození dokumentů časem – informace zůstávají čitelné a přehledné. Výhodou je také to, že digitální archivy mají pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, jež zajistí, že k nim mají přístup pouze oprávněné osoby. Data jsou tak dostatečně chráněna a máte přehled, kdo a kdy do jakých dokumentů nahlížel. „Naše řešení garantuje neměnnost dokumentu, která je zajištěna garančními protokoly. Dokument tedy nese určitá uživatelská oprávnění a ve chvíli, kdy ho někdo změní, zanese se tato akce i do jeho metadat. Výhodou přitom je nejen vysoká míra bezpečnosti, ale i snadné nakládání s daty,” popisuje Martin Vondrouš.

Výrazná úspora času i peněz

Přehledný systém a integrace dat výrazně zvýší efektivitu pracovních úkonů ve firmě. Snižuje počet rutinních úloh, a tím umožňuje další rozvoj zaměstnanců. Navíc zatímco v případě fyzického archivu může být hledání konkrétní složky či dokumentu časově náročné, v digitálním prostředí trvá zpětné dohledání na základě metadat pouze několik vteřin.

Důležitou podmínkou pro úspěšný přechod na digitální archiv ovšem je, že na samotném vstupu stojí platný digitální dokument. „Jedině tak lze obsažené informace dále zpracovávat, zjednodušit navazující kroky a eliminovat chybovost,“ zdůrazňuje Martin Vondrouš. S tím, jak správně vytvořit platný dokument a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoct nejrůznější aplikace a software.