Hodiny ručního přepisování dokladů

Firmy, které dostávají doklady e-mailem nebo poštou, tráví desítky hodin měsíčně jejich přepisováním do účetního nebo ERP systému. To je úmorná práce, kvůli které vznikají chyby. Přepisování stojí firmy stovky hodin práce měsíčně dle objemu dokladů. Automatizací této činnosti tak ušetří až miliony Kč ročně.

Existuje více způsobů, jak se přepisování zbavit. Firmy s velkým množstvím dodavatelů a objemem faktur implementují EDI – technologii pro elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaném formátu. Díky ní se mimo jiné údaje z dokladů automaticky přepíšou do podnikového systému.

Například internetový obchod Muziker šetří po zavedení EDI desítky hodin měsíčně.

Firmy používají EDI především pro výměnu dokladů spojených se zbožím. Na ostatní přijaté faktury využívají nástroje pro vytěžení údajů. Ty z přijatých dokladů v e-mailu automaticky vyčtou data a přichystají je k vložení do informačního systému. Zaměstnanec jen zkontroluje správnost a schválí je.

Pomalé schvalování dokladů a ztráta dokumentů

Velká faktura od dodavatele pro některé firmy znamená, že zaměstnanec s dokladem obíhá tři manažery ve firmě a vyžaduje od nich schválení a podpis. Faktury dlouhé dny leží na stolech nebo se v průběhu schvalování ztrácí. Dodavatelé posílají upomínky, lidé místo práce řeší problémy a firma ztrácí peníze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvalování dokladů lze nahradit jednoduchými nástroji pro elektronické schvalování na webu. V systému si nastavíte schvalovací procesy pro různé typy dokladů, a jakmile dorazí faktura, systém ji předá prvnímu schvalovateli. Tomu přijde notifikace na e-mail, fakturu si rozklikne a jedním tlačítkem schválí, čímž ji odešle na dalšího schvalovatele v pořadí. Vše probíhá rychleji, přehledněji a doklady se neztrácí.

Podobné řešení používá třeba JABLOTRON ALARMS, který zkrátil schvalovací proces ze dnů na hodiny.

Regály plné papírových dokladů a vysoké náklady na tisk

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je vytisknete a založíte do šanonů. Pokud takto řešíte desítky nebo stovky dokladů denně, přidáváte si práci a zbytečně utrácíte za papír, tisk a případně i prostory pro skladování dokladů. Ve velkých firmách mohou tyto náklady šplhat do desítek tisíc Kč měsíčně.

Spousta nástrojů, včetně EDI, dnes umožňuje bezpečnou elektronickou archivaci dokladů v souladu s legislativou. Pokud navíc doklady evidujete elektronicky, dohledáte si do minuty libovolný doklad a nemusíte kvůli němu listovat šanony.

Pomalé vychystávání objednávek a vysoká chybovost

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scénář vypadá takto: Každé ráno si skladníci vytisknou objednávky, postupně odbavují jejich položky a po skladu se zbytečně nachodí.

Rozmístění zboží skladníci často evidují pouze ve své hlavě, takže když například onemocní, musí se noví zaměstnanci zdlouhavě zaučovat. Když skladníci navíc hledají mezi stejnými mikinami tu správnou velikost, snadno udělají chybu – a to přidává další práci navíc. Pokud se firma rozrůstá nebo přijde špička, je to dlouhodobě neúnosné. Společnosti tak musí najímat další skladníky, nebo zavést chytřejší řešení.

Pro zefektivnění expedice i snížení chybovosti proto firmy využívají čtečky čárových kódů a řízené sklady (WMS). Vychystávání probíhá tak, že skladníkům do čteček nebo smartphonů chodí objednávky, které postupně odbavují. WMS je navádí po skladu a po načtení čárového kódů potvrdí, že skladník sáhl po správném kusu. WMS jim umožňuje také vychystávat několik objednávek naráz, díky čemuž skladníci odbavují objednávky několikanásobně rychleji.

Firmy tak pomocí WMS snižují chybovost pod 1 % a zároveň šetří úvazky ve skladu, které je vyjdou na desítky tisíc měsíčně. Toto řešení zavedl například e-shop s barefoot obuví Bosonožka, který díky němu zrychlil vyřizování vratek o 65 %.

Text nevyjadřuje názor redakce