Digitální evidence docházky uspoří stovky tisíc korun ročně

České a Slovenské firmy mají možnost získat v reálném čase přehled o přítomnosti zaměstnanců na pracovišti, dovolených či čerpání nemocenské. Funkci elektronické evidence docházky mohou aktivovat zákazníci Konica Minolta na téměř všech multifunkčních zařízeních formátu A3 i A4 vybavených dotykovým displejem včetně modelů od roku výroby 2015. Jde o inovaci, která s minimálními náklady významně pomůže firmám s digitální transformací. „Vyvinuli jsme systém evidence docházky v podobě softwarové služby, kterou lze naprogramovat přímo do multifunkčního zařízení. Firmy tak získají možnost evidence, která je ze zákona povinná, v digitální podobě bez nutnosti nákupu dalšího IT vybavení,“ říká Pavol Katrenčík, produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech.

Digitalizace evidenci zrychlí, zpřehlední a zpřesní

Elektronická docházka řeší problémy tradiční evidence spojené s ručním vyplňováním různých formulářů či legislativními dopady v případě chybějících dat. Odpadá tak přeposílání excelových tabulek e-mailem či fyzické přenášení ručně vyplněných papírů. Zaměstnanci získají konkrétní přehled o tom, kolik jim chybí odpracovat hodin v daném měsíci, kolik jim zbývá dovolené, jak často mají nárok na návštěvu lékaře či na sick day. Manažerům pak elektronická docházka zpřehlední například schvalování dovolených a umožňuje odkudkoli, tedy i z mobilního telefonu, evidovat počet zaměstnanců na pracovišti, na služební cestě či na nemocenské.

Informace o docházce na jednom místě

K dalším přednostem nové služby patří to, že umožní shromáždit informace o docházce na jednom místě, z něhož mohou čerpat zaměstnanci, jejich nadřízení i například mzdoví účetní nebo pracovníci HR oddělení. Systém umožňuje vzdálený přístup – zaměstnanci se tak mohou zaevidovat i v případě, že nejsou v budově, ale v terénu nebo běžně pracují venku. Pro přihlášení do systému lze použít klasickou zaměstnaneckou kartu, PIN nebo biometrický postup, tedy například otisk prstu. „V případě zájmu jsme schopni zákazníkům dodat i technologii pro autentizaci dalšími biometrickými údaji, jako je například sken obličeje nebo dlaně,“ informoval P. Katrenčík.

Úspora stovek tisíc korun ročně

Kolik času a peněz dokáže digitální evidence docházky ušetřit, lze ukázat na příkladech. Desetiminutový pozdní příchod či dřívější odchod ve firmě s 50 zaměstnanci představuje za 20 pracovních dní deficit 10 000 minut, tedy 1666 hodin měsíčně. Při průměrné mzdě 32 500 korun to firmu vyjde přibližně na 33 000 korun. Zadat ručně údaje za 50 zaměstnanců trvá účetní dva dny, náklady na zpracování mezd tak jsou tedy přes 3000 korun. Náklady spojené s řešením různých sporů plynoucích z takové evidence a potřebná komunikace pak mohou činit téměř 2500 korun - elektronická evidence tak dokáže při odečtení poplatku za docházkový systém odhadem ušetřit přes 36 000 korun měsíčně, tedy přes 400 000 korun ročně.