4 možnosti vystavení faktury zdarma: jejich výhody a nevýhody

V praxi máte hned 4 možnosti, jak zvládnout přípravu faktur prakticky s nulovými výdaji. Patří mezi ně vystavování faktur:

• ručně na papír;
• ve Wordu, Excelu nebo podobném programu;
• v online fakturační službě
• a pomocí účetního softwaru.

Ruční vystavování faktur

Vypsání faktury na papír je klasika, která byla dřív zcela běžnou záležitostí. Jednoduše si vezmete propisku, čistý papír a fakturu napíšete ručně.

Jen musíte myslet na to, aby doklad obsahoval všechny náležitosti. Mimo jiné je to:

• identifikace dodavatele – tedy název vaší firmy nebo vaše jméno a příjmení (u OSVČ),
• sídlo OSVČ nebo firmy – vaše fakturační adresa,
• vaše IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní – například obchodní či živnostenský rejstřík.

A pokud jste plátce DPH nebo vedete účetnictví přidávají se ještě další údaje.

Výhodou ručního vystavování faktur je zejména fakt, že nepotřebujete žádné speciální vybavení. Stačí jen propiska a papír.

Nevýhodou je, že taková faktura v současnosti nepůsobí příliš důvěryhodně ani profesionálně. Navíc musíte psát čitelně, aby klient věděl kolik peněz a na jaký účet zaplatit.

A samozřejmě si musíte dát pozor na to, abyste uvedli všechny potřebné údaje a aby byly správně.

I proto je ruční příprava faktury zbytečně složitá a zdlouhavá. V současnosti ji tak používá jen málokdo.

Vystavování faktur ve Wordu

Oblíbenější je vystavování faktur pomocí Wordu, Excelu nebo jiného běžného kancelářského programu. Oproti předchozí variantě jsou takové faktury mnohem přehlednější a čitelnější. A protože Word nebo podobný program má v počítači snad každý, náklady jsou opět prakticky nulové.

Navíc si můžete vytvořit šablony, které vám přípravu nových dokladů zjednoduší.

Jenže také vystavování faktur ve Wordu má své nevýhody.

I když si připravíte šablonu, řadu údajů potřebujete doplnit ručně. Musíte tedy myslet na to, aby ve faktuře nic nechybělo. A kontrolovat, zda jste všechny údaje zadali správně.

To vám obvykle zabere několik minut.

Pokud navíc zapomenete například upravit variabilní symbol zkopírovaný z předchozího dokladu, přiděláte si další práci.

Vystavování faktur v online fakturační službě

Přestože jsou fakturační služby obvykle placené, řada z nich nabízí bezplatnou základní verzi. Díky tomu vám umožní vystavení faktury zdarma.

Navíc vám k tomu stačí jen chytrý mobilní telefon a připojení k internetu.

Velkou výhodou je, že online fakturační programy jsou propojené s různými databázemi (například ARES), většinu údajů proto doplní automaticky. Stačí zadat své IČ a IČ odběratele, a software doplní fakturační údaje.

A protože si je stahuje z příslušných databází, máte jistotu, že jsou správné.

Navíc si nastavíte i další parametry, jako je číslo vašeho účtu nebo doba splatnosti, které fakturační služba automaticky doplní. A nemusíte je u každého dokladu zadávat znovu.

Velkým plusem je také profesionální vzhled a možnost vybrat si z několika vzorů. Systém tak na fakturu automaticky přidá například:

• QR kód pro rychlou platbu,
• firemní logo
• nebo váš podpis.

Stačí tak jen doplnit fakturované zboží či služby, jejich objem a cenu. A pokud si v programu vytvoříte ceník, přidáte i tyto údaje na pár kliknutí.

Fakturu tak vystavíte už za 30 vteřin. A máte jistotu, že dobře vypadá a všechny údaje jsou správné.

Nevýhodou je, že bezplatné verze bývají omezené. Pokud tedy vystavujete každý měsíc velké množství faktur nebo máte hodně zákazníků, pravděpodobně vám taková varianta stačit nebude.

Díky různým tarifům však stále můžete faktury vystavovat jen s minimálními náklady.

Vystavování faktur v účetním programu

Stejně jako online fakturační služby bývají také účetní programy napojené na různé databáze, a proto většinu údajů do faktur doplní samy. A zajistí také profesionální vzhled faktury.

Díky automatickému doplňování údajů je příprava takových dokladů rychlá a nemusíte se bát zbytečných chyb.

Navíc získáte i řadu dalších funkcí a možností, které vám usnadní například skladovou evidenci, mzdové účetnictví a další úkony.

Opět platí, že tyto programy nabízejí zkušební verzi zdarma. Faktury tedy můžete vystavovat bezplatně. Musíte ale počítat s různými omezeními.

Účetní program je navíc poměrně složitý a komplexní software. Pokud vám tedy jde jen o vystavování faktur, může to být zbytečně komplikované.

Program totiž obsahuje i řadu funkcí, které nepotřebujete. Práce s ním je tedy složitější než například u fakturační služby.

Jaké řešení je nejlepší?

Volba nejlepšího řešení záleží zejména na tom, co přesně potřebujete. Pokud chcete hlavně rychle, jednoduše a správně vystavovat faktury, je jednoznačnou volbou online fakturace.

Nabízí všechno, co potřebujete, a navíc je:

• přehledná,
• dostupná kdykoliv a odkudkoliv
• a poradí si i s jednoduchou skladovou evidencí.

Pokud potřebujete komplexnější řešení, které vám usnadní i další firemní procesy, zvolte účetní program. Počítejte ale s tím, že je složitější a že u bezplatné verze budete omezeni počtem dokladů nebo dobou používání.

A co faktury napsané na papír nebo připravené ve Wordu? Takové řešení vám nedoporučujeme.

Nejen, že vám tvorba každého dokladu zabere zbytečně moc času, ale navíc je u nich vysoké riziko, že uděláte chybu. A těm se na fakturách 100% chcete vyhnout.