Jak vybrat firemní software, který vaší firmě skutečně pomůže?

Co je to firemní software?

Když se řekne firemní software, nemyslí se sada Microsoft Office. Jedná se o nástroj určený k řízení a automatizaci firemních procesů. Podle zaměření rozlišujeme různé typy firemního software:

• Systém pro řízení podnikových zdrojů (ERP)

• Systém pro správu vztahů se zákazníky (CRM)

• HR a mzdové systémy

• Účetní a finanční software (například účetní aplikace Alice)

• Systémy pro řízení projektů

• Komunikační a kolaborační nástroje

• Software pro správu dokumentů a firemních záznamů (DMS)

Ať už vybíráte software do jakéhokoliv segmentu, správný výběr zefektivní práci a v ušetří peníze. Proces výběru by měl být co nejjednodušší, efektivní a přínosný pro firmu.  

Analyzujte vaše potřeby

První krok ke správně volbě je analýza potřeb softwaru. Díky ní přesně stanovíte, jaký nástroj potřebujete, co od něj čekáte a co vám trh nabízí. Pokud tento krok neodbydete, máte napůl vyhráno.

Pomocí analýzy potřeb vyfiltrujete vhodný software a provedete průzkum trhu. Důležité je umět se správně ptát.

• Jaká je krátkodobá a dlouhodobá strategie podniku?

• Jaké máme požadavky na software?

• Zvolíme vlastní úložiště nebo data v cloudu?

Zapojte do výběru uživatele

Pokud si s odpověďmi nevíte rady, pozvěte ke stolu kolegy – ideálně ty, kteří s nástrojem budou pracovat. Vytvořte myšlenkovou mapu, ve které jasně popíšete potřeby a očekávání, které od nového software máte. Komunikací s reálnými uživateli získáte cennou zpětnou vazbu. Vybrané řešení bude díky jejich požadavkům uživatelsky přívětivé a navíc dáte jasný signál, že vám na jejich názoru záleží.

Krabicové řešení nebo software na míru?

Při výběru software narazíte na rozhodnutí, zda zvolitu krabicové řešení, nebo si nechat vytvořit software na míru. Oba přístupy mají svoje pro a proti a záleží na potřebách organizace.

Krabicové řešení implementujete rychle a levně. Jen těžko se ale přizpůsobí specifickým potřebám firmy. Často tak dochází k situacím, kdy se procesy v organizaci mění podle toho, pro jaké krabicové řešení se firma rozhodne.

Pro software na míru se rozhodují firmy, které pro svoje specifické potřeby vyžadují specifická řešení. Oproti krabicovému řešení je software na míru dražší, softwarová firma ho ale vyvine přesně na míru vašim potřebám a dostanete nový systém bez kompromisů.

Nezapomeňte na zabezpečení

Otázka bezpečnosti dat se v posledních letech skloňuje stále častěji. Firma spravuje osobní údaje zaměstnanců i citlivá čísla o zákaznících. Jejich neadekvátní ochrana může vést k úniku, finančním ztrátám a poškození reputace.

V oblasti zabezpečení se razí dva přístupy:

• Data v cloudu

• Data na vlastním úložišti

Cloudové úložiště je služba třetí strany, která umožňuje snadné sdílení dat mezi uživateli. Přístup k nim máte odkudkoliv a kdykoliv. Existují varianty zdarma (Google Drive nebo Microsoft OneDrive) i soukromá placená úložiště.

Data na vlastním serveru máte plně pod kontrolou. Tento způsob ale vyžaduje náročnější a také dražší řešení. Ani zde ale nejsou data plně zabezpečená – vždy totiž záleží na tom, kdo a jak k nim přistupuje…

Výběr firemního software představuje sérii několika rozhodnutí. Do volby promlouvají ekonomické i personální aspekty, své si k němu řekne také IT oddělení. V MEMOS Software vám pomůžeme nejen s výběrem, ale i s vývojem na míru vašim potřebám. Kontaktujte nás a zjistěte, jak můžeme optimalizovat vaše firemní procesy s novou aplikací na míru.

Ing. Martin Dušek, autorem článku je marketingová agentura PRESSPROJEKT.