Vedení často netuší, jaký je stav IT jejich firmy. Následky mohou výrazně bolet

Za největší výzvy považují firmy správu a integraci velkých objemů dat, jejich kvalitu a datovou politiku. Z moderní práce s daty přitom profituje firma napříč odděleními, neboť zefektivní práci na úrovni každého zaměstnance.

1. Nedostatečný přehled vedení o stavu IT

Vedení se brání IT erudici. Firmy ročně investují obrovské sumy peněz do oddělení, kterému nerozumí a neví, jak se s ním bavit. Mají ale představu o tom, že in-house IT je pro ně nepostradatelné a outsourcing IT oddělení pro ně představuje hrozbu zvenčí.

Kvůli nedostatku znalostí vedení nechává správu oddělení na zaměstnancích. Vzniká tak začarovaný kruh, kdy si oddělení stanovuje metriky měření vlastní výkonnosti. Firmy přeplácejí zaměstnance a uměle udržují informační úseky. Samotná investice pak neodpovídá tomu, co informatici firmě přinášejí.

2. Kultura ticha

V souvislosti s neefektivním řízením se mluví o tzv. kultuře ticha. Jedná se o situaci, kdy se o některých věcech prostě nemluví. Mezi zaměstnanci platí nepsané pravidlo, že problémy se vedení zkrátka nehlásí. Má to několik důvodů.

• Zaměstnancům daný stav vyhovuje, protože dostávají plný plat za poloviční práci.

• Správci IT systémů se bojí o svou pozici, pokud vyjádří nesouhlas s rozhodnutím vedení.

• Pracovníci se nechtějí učit s novými technologiemi a vyhovují jim zažité postupy.

Kultura ticha přímo ohrožuje bezpečnostní protokoly. Zastaralé systémy jsou nejen díra na peníze. Představují bezpečnostní riziko spojené s únikem dat. Samotná kultura ticha navíc znamená, že mezi zaměstnanci existuje nepsaná dohoda spojená s bojkotem vedení.

3. Jak hodnotit výkon IT oddělení?

Všechny procesu v byznysu podléhají přísnému hodnotícímu oku. Roli nehrají emoce, ale tvrdá data. U IT oddělení se ale firmy odkazují právě na pocity – informační systém ve firmě funguje, tak proč to měnit? 

Ve skutečnosti ale vedení neví, jak měřit výkonnost IT. Často ho berou jako nákladovou položku, která hasí požáry, a nepočítají s tím spojené výnosy. Neví totiž, jak měřit efektivitu firemního IT.

• Stanovení cílů a očekávání – co spadá do agendy IT? Odpovídá IT strategie té firemní?

• Využití klíčových metrik – doba odezvy na tiket, doba řešení problémů, počet opakovaných incidentů, dostupnost systémů, počet bezpečnostních rizik.

• Nástroje pro sběr dat a reporting – řada moderních nástrojů umožňuje komplexní a automatizované vyhodnocování na úrovni jednotlivých projektů.

• Zpětná vazba – sběr podnětů od kolegů, uživatelů i zaměstnanců napříč odděleními. Pravidelné interní průzkumy spokojenosti.

• Reporting a vyhodnocení – ideálně kvartálně, kdy se změny dostatečně projeví. Zároveň ale být připravený na rychlé rozhodnutí, pokud úpravy nefungují.

4. Seznamte se s IT oddělením

Na počátku hodnocení IT oddělení stojí interní audit. Člověk přitom nemusí být školený odborník – měl by ale poznat zaměstnance a pozvat je k jednomu stolu. Zapojení IT pracovníků do firemní strategie usnadní digitální transformaci a vede například k nasazení webové aplikace na míru.

Dlouhodobě neefektivní IT otevírá skříně plné kostlivců. Ať už jde o licence, náklady na cloud nebo zálohu dat – vše představuje bezpečnostní riziko a firmu stojí peníze. Vedení by proto mělo poznat IT oddělení a brát ho jako rovnocenného partnera při strategických rozhodnutích.

Ing. Martin Dušek, autorem článku je marketingová agentura PRESSPROJEKT.