Výpověď jedním klikem? Ano, ale jen když je vše právně v pořádku.

Digitalizace HR agendy už není otázkou „jestli“, ale „jak správně“. Elektronické podepisování pracovních smluv, výpovědí nebo dohod dnes výrazně usnadňuje práci personalistům i zaměstnancům. S novými nástroji však přichází i nové právní požadavky.

V rozhovoru pro Software602 upozorňuje odborník na pracovní právo, JUDr. Jiří Pour, že správně nastavená digitalizace přináší firmám velké výhody, ale jen pokud dodrží několik jednoduchých pravidel.

Elektronický podpis? Jen ten správný!

„Digitalizace pracovněprávních vztahů je jednoznačně pozitivní trend. Je ale třeba vědět, jaký typ podpisu je vhodný pro jaký dokument,“ vysvětluje JUDr. Pour. „Zatímco interní dohoda o školení může být podepsána prostým elektronickým podpisem, výpověď nebo změna pracovní smlouvy musí být opatřena kvalifikovaným elektronickým podpisem.“

Mnoho firem tento rozdíl stále podceňuje a zbytečně riskuje, že jejich klíčové dokumenty neobstojí v právní praxi a nebudou mít potřebnou právní váhu.

Komerční článek

Foto: Pexels.com

Tři pilíře bezpečné digitalizace HR

Aby digitalizace nebyla jen rychlá a efektivní, ale i právně bezpečná, odborníci firmám doporučují zaměřit se na tři oblasti:

1. Zvolte správný typ podpisu podle dokumentu
   Pracovní smlouvy, výpovědi či mzdové výměry obvykle vyžadují kvalifikovaný elektronický podpis, oproti tomuu interních pokynů nebo docházky může stačit prostý podpis.

2. Zajistěte důkazní hodnotu dokumentu
   Digitální dokumenty musí být právně platné i po letech. To znamená použití časového razítka, zajištění neměnnosti obsahu a auditní stopy.

3. Nastavte interní procesy napříč firmou
   Personalisté, IT oddělení a právníci by měli spolupracovat na výběru platformy pro podepisování, nastavení schvalovacích procesů a přístupových práv.

Příklad z praxe: Smlouva podepsaná za 10 minut – a bez právních pochyb

Firmy, které zvládly digitalizaci správně, dnes běžně podepisují pracovní smlouvy online během několika minut. Zaměstnanec dokument otevře na mobilu, podepíše kvalifikovaným podpisem, dokument se automaticky archivuje a právní oddělení má přístup ke kompletní auditní stopě.

„Výhodou digitalizace není jen rychlost, ale také právní jistota, že vše probíhá v souladu se zákonem,“ shrnuje JUDr. Pour.

Chcete více praktických tipů? Přečtěte si celý rozhovor!

Zajímají vás konkrétní příklady a doporučení z praxe? Celý rozhovor s JUDr. Jiřím Pourem najdete zde: Právní výzvy digitalizace: Jak se mění oblast HR