HR manažerky z Aero Vodochody a OKsystemu: Digitalizace je v našem oboru nutností, ale kávu s lidmi nenahradí

Na toto téma jsme si povídali se dvěma HR manažerkami, které digitalizaci v HR zažívají denně, každá ovšem s úplně jinou optikou. Eva Vodenková, personální a provozní ředitelka společnosti OKsystem, která digitalizaci interně používá a zároveň ji nabízí zákazníkům, a Marcela Kalousová, HR manažerka ve společnosti Aero Vodochody, kde se potýkají s výzvami digitalizace ve velkém výrobním podniku. Společně se ponoříme do toho, jak vypadá digitální transformace v českých firmách, a kde je navzdory všem moderním trendům osobní přístup stále nenahraditelný.

Když se řekne digitalizace v HR, co si vlastně vybavíte jako první?

EV: Okamžitě mě napadne usnadnění a zrychlení práce, tedy méně papírování a automatizace rutinních úkolů. Díky tomu máme více času na skutečně osobní a cílenou práci s lidmi. Digitalizace pro mě zkrátka představuje efektivitu a s tím spojené pozitivní změny (a často i eliminaci stresu).

MK: Nabízela by se snadná odpověď – mít všechny důležité dokumenty na jedno kliknutí. V našem HR je toho ale víc. Kromě klasických personálních procesů pod nás spadá i interní komunikace, kde řešíme denně výzvy typické pro výrobní firmu – především jak dostat informace opravdu všude, i když někteří kolegové nedisponují firemním zařízením.

Jak byste v kostce popsaly stav digitalizace ve vaší firmě?

EV: Jako přední česká IT firma, která svými produkty digitalizuje a zjednodušuje procesy našich zákazníků, nemůžu odpovědět jinak, než že digitalizujeme i interně. V našem HR to je o to snazší, že používáme vlastní HR systém OKbase, který pokrývá většinu personálních agend. Navíc máme kolem sebe IT kolegy, kteří jsou špičkoví specialisté a když je potřeba, vždy nám pomohou, což je k nezaplacení. Na druhou stranu naše oddělení je pro ně prvním testerem nových verzí systému, takže jim to takto můžeme vracet.

MK: Myslím, že za poslední dobu jsme se i u nás posunuli o světelné roky dopředu. Stále nejsme banka nebo IT společnost, jsme výrobní firma, a to s sebou nese specifické komplikace, kde digitalizace logicky naráží. Ať už to ale bylo implementací MS 365 nebo právě HR systémem OKbase, jsme na dobré cestě se zařadit mezi digitální výrobní společnosti.

Který HR proces u vás prošel největší digitální proměnou?

EV: Jednoznačně onboarding a nástupní procesy. Nováčky například seznamujeme s firemní kulturou digitálně – pomocí informativních videí s našimi avatary, která mají trvale k dispozici na intranetu. Je to obrovská úleva! Nemusíme opakovat základy a získáváme prostor pro to, abychom se při osobním setkání mohli soustředit jen na to podstatné: budování vztahu a řešení individuálních detailů. Onboarding je tak plynulý, moderní a hlavně lidský.

MK: U nás je to bezesporu řízení běžných personálních procesů. I před OKbase jsme měli systém, ale byl těžkopádný a pro běžné zaměstnance v podstatě nepoužitelný. Nyní můžeme plně ovládat například docházku, řízení bonusů na dálku a významně se zlepšilo i každoroční kolečko s daňovými přiznáními. Změnami prošlo i vzdělávání – díky našemu LMS systému Aero Akademie přiřazujeme online školení komukoliv, včetně kolegů v dělnických pozicích, kteří nemají služební zařízení. Můžeme si zkrátka klást digitální cíle, které před několika lety nebyly reálné.

Eva Vodenková, personální a provozní ředitelka společnosti OKsystem

Můžete jmenovat proces, kde vám digitalizace ušetřila nejvíc času či stresu? A existuje i oblast, kam ji nechcete pustit?

EV: Oblastí, kde nám digitalizace výrazně ulehčuje práci, je více, ale za zmínku stojí například elektronické podepisování pracovněprávních dokumentů. To si nemůžeme vynachválit – digitalizované procesy jsou na jednom místě v systému, a jsou rychlejší a uživatelsky přívětivější i pro samotné zaměstnance. Digitalizovat naopak nechceme například gratulace k pracovním nebo životním jubileím, a také řešení osobních situací a citlivých témat, se kterými se zaměstnanci při práci mohou setkávat. Zkušenosti nám potvrzují, že lidský přístup je v těchto chvílích nenahraditelný – chceme, aby lidé vnímali naši empatii, která by se v digitálním prostředí mohla ztratit.

MK: Pro mě konkrétně je to docházka – možnost kdykoliv a odkudkoliv schválit docházku nebo ji dokonce uzavřít byl pro mě game changer. Velkou úlevu nám digitalizace přináší i ve vzdělávání, jsme ve fázi převádění všech prezenčních školení, která nejsou ze zákona nutná s osobní účastí, na online formu. Kam digitalizaci v plné míře pustit nechci, je třeba náš firemní časopis Ranvej. Ano, máme ho sice i v digitální formě, ale když vám přijde čerstvé vydání z tiskárny a držíte ten voňavý a barevný papír v ruce – ten pocit žádná obrazovka nikdy nenahradí.

V čem se podle vás digitalizace HR liší ve výrobní firmě a v IT?

EV: Za sebe musím říct, že v IT firmě je digitalizace vnímána spíše jako samozřejmost. Zaměstnanci jsou zvyklí pracovat s technologiemi a moderní nástroje pro správu nejrůznějších agend leckdy i aktivně vyžadují.

MK: Chtělo by se mi říct, že se liší téměř ve všem, ale vlastně by to nebyla úplná pravda. Odlišujeme se v dostupnosti digitálních technologií, ale jádrem všeho jsou koneckonců vždy lidé. Proto bych otázku spíše otočila a řekla, v čem je to podobné: Pokud lidé nebudou otevření, můžete jim informace přilepit na čelo, a stejně je neabsorbují. Musíte lidi zkrátka zaujmout a budovat s nimi vztah, kterému uvěří.

Jaké největší výhody/nevýhody digitalizace HR vnímáte?

EV: Vnímám hlavně obrovské výhody: úsporu času i nákladů, menší chybovost, lepší přehled i dostupnost dat... Co se týče nevýhod, nesmíme zapomínat na to, že ne všichni zaměstnanci jsou technologicky stejně zdatní. Vždy je potřeba zajistit, aby nové nástroje byly intuitivní a aby k nim byla k dispozici kvalitní podpora.

MK: Největší výhoda digitalizace je podle mě snadná dostupnost informací pro velký počet lidí zároveň. Informace se šíří rychle a jednotně. Nevýhoda je ale také jasná. To, co se jednou pošle nebo vydá, se potom špatně opravuje nebo bere zpět. To známe my všichni, kteří odesíláme hromadné e-maily – jakákoliv chyba má okamžitě velký dopad.

Marcela Kalousová, Head of Employee Development & Engagement ve společnosti Aero Vodochody

Setkaly jste se s tím, že digitalizace někdy zkomplikovala věci, které byly dřív jednodušší?

EV: Zatím jsem se s takovou situací nesetkala – to by ostatně bylo v rozporu s cílem digitalizace. Klíčové je před změnou proces zjednodušit, ne ho jen převést do digitální podoby. Samozřejmě je tu nutnost adaptace; zaměstnanci si na nové postupy musí zvyknout, ale to je přirozená součást každé novinky.

MK: Já myslím, že je to hodně o úhlu pohledu a mindsetu. Málokterá změna, natož tak radikální jako výměna personálního systému, je od začátku u všech přijata s nadšením. Je ale třeba si uvědomit, že přes počáteční porodní bolesti, které mohou nastat, nás každá změna posune vpřed. Digitalizace může na chvíli zkomplikovat věci v tom, že vyžaduje nový návyk a změnu zavedených postupů. Než si lidé zvyknou na nové rozhraní, může to působit složitěji než starý systém. Je ale nutné vytrvat, než se projeví všechny výhody. Ostatně ani já už si nepamatuji svoje porodní bolesti, ale vidím zdravé a veselé děti, které mají radost ze života a každý den se učí nové věci a získávají nové zkušenosti. S digitalizací je to podobné.

A vidíte naopak i nějaká rizika digitalizace?

EV: Ano, vnímáme i tuto stránku. Jedním z hlavních je riziko odosobnění, kdy zaměstnanec nesmí zmizet za vyplněným formulářem. Hrozit může i přehlcení nástroji a s tím spojená „digitální únava“. Často se stává, že se neefektivní procesy pouze převedou do digitální podoby, místo aby se nejdřív zjednodušily. Digitalizaci vnímáme primárně jako pomocníka, ne náhradu lidského kontaktu. Automatizujeme administrativu, ale vztahy budujeme osobně.

MK: Jenom digitálně nepřežijeme. Pro nás, jako pro HR, potažmo oddělení komunikace, je osobní kontakt vždy na prvním místě. Digitalizace je nástroj, který nám pomáhá, ale zajít za lidmi do výrobní haly, dát si s nimi kafe a probrat, jak jde život, bude vždy jedním z nejsilnějších komunikačních nástrojů.

HR je pořád hlavně o lidech – jak udržet osobní kontakt, když je vše online?

EV: Udržování osobního kontaktu považujeme za klíčové, i proto se nespoléháme jen na digitální kanály. Skvěle nám fungují interní akce – ať už sportovní, vzdělávací, nebo volnočasové. Pravidelně pořádáme firemní snídaně a teambuildingy, podporujeme zaměstnance ve sportovních aktivitách nebo účastech na charitativních turnajích. To vše doplňují individuální schůzky (1:1) a rozvojové pohovory, kde získáváme zpětnou vazbu a můžeme řešit i osobnější témata.

MK: Prostě – nemít vše online (smích). Online je fajn mít věci, které nám zjednoduší práci, zkrátí nezbytný čas nebo zrychlí procesy. Ale nejde to u všeho. U nás v Aeru třeba jezdíme dvakrát ročně o víkendech někam do kempu. Není to povinné, nikdo vám za neúčast bonusy nekrátí a tím je to cennější. Lidé, které běžně nemáte šanci potkat, vám věnují to nejcennější, co mají – svůj volný čas. Právě tam se budují vazby a tvoří důvěra.

Jaký je váš „digitální guilty pleasure“ – aplikace nebo nástroj, bez kterého už si neumíte práci představit?

EV: Pro mě je to firemní intranet, který je pro naše zaměstnance hlavním informačním kanálem a najdete na něm opravdu pestrou směsku informací. Osobně pak nedám dopustit na OneNote, kam si zapisuji naprosto vše, od meetingů až po nápady. Mám tak jednotné místo, kde snadno dohledám jakoukoliv informaci z mobilu i notebooku.

MK: Naše IT asi nepotěším, ale já si už neumím představit pracovat bez AI. Není to o neschopnosti něco napsat. Jde o to, že když nemusím hodinu kontrolovat gramatiku, mám hodinu na kreativní práci, která třeba posune naši komunikaci dál nebo pobaví kolegy. A v tom je AI nepřekonatelná. A pak samozřejmě kalendář, protože co si nezapíšu, to neexistuje.

Máte na závěr nějakou radu pro kolegy personalisty, kteří s digitalizací ještě váhají?

EV: Moje rada by byla jasná: začněte malými kroky. Digitalizace není cíl – je to nástroj, který nám pomáhá dělat HR lépe. Určitě bych tady použila i svůj oblíbený citát, který se k tomu hodí: „It's not hard, it's just new“ (Není to těžké, je to jen nové). Nové věci s sebou sice nesou nutnost adaptace, ale přinesou obrovskou úlevu.

MK: Pochybuji, že je ještě nějaký personalista, který by váhal – digitalizovat musíte, ať chcete, nebo ne. Takže vždy je lepší najít tu cestu, která pro vás bude nejpříjemnější, než si ji nechat od někoho nalinkovat. Jděte do toho! Stačí opravdu jen maličkost a ono se to začne nabalovat. My jsme si naši Aero Akademii vysnili s kolegou před čtyřmi lety v kuchyňce. Nyní máme online 1700 zaměstnanců a procento splnění školení po termínu kolem 2 %. Má to smysl – ale nezapomeňte na to, že za obrazovkou nebo displejem je stále jen člověk. Občas se prostě zvedněte a jděte si s ním dát kávu. Stojí to za to.