Digitalizace zrychluje prodeje automobilů

Ta doporučila řešení Microsoft 365. Výsledkem je rychlejší vyřizování obchodních případů, lepší informovanost týmů a spokojenější zákazníci.

„Nešlo jen o instalaci aplikací. Cílem bylo pomoci zaměstnancům pochopit, jak Microsoft 365 usnadní jejich práci a odstraní překážky, na něž naráželi každý den. Díky praktickým školením a online akademii zaměstnanci velice rychle rozpoznali reálné přínosy nového řešení. Oceňovali zejména rychlejší domluvu napříč pobočkami přes Teams, snadné sdílení dokumentů bez zahlcení e-mailu přílohami nebo rychlé dohledání správné verze souboru,“ vysvětlil Michal Hanko, Business Development Manager pro Microsoft služby ve společnosti Konica Minolta.

Digitalizace krok po kroku

Před nasazením nového řešení používal Autosalon Klokočka různé, často nekompatibilní nástroje pro e-mail, sdílení souborů a týmovou spolupráci. To vedlo ke zmatkům, duplicitní práci, problémům s verzováním dokumentů a obecně nižší efektivitě. „Například u prodeje vozidel jsme naráželi na to, že cenové nabídky a smlouvy kolovaly e-mailem nebo ležely na lokálních discích. Riziko, že nepracujeme s aktuální verzí dokumentu, bylo značné. Jedním z hlavních cílů první fáze digitalizace bylo proto sjednocení a zefektivnění komunikace napříč všemi odděleními,“ uvedl IT specialista ve společnosti Autosalon Klokočka Centrum.

Implementace probíhala v průběhu dvou let v několika etapách. Nejprve technická migrace e-mailů a dokumentů do cloudu a poté následovala intenzivní školení klíčových uživatelů a ambasadorů, kteří se stali nositeli změn ve firmě. Postupně se přidávaly další aplikace a procesy, jež nahradily papírovou agendu a roztříštěné úložiště souborů. Tento postup umožnil zaměstnancům adaptovat se na novinky bez zbytečného stresu a současně udržet plynulý chod firmy.

Intranet jako středobod informací

Vyvrcholením doposud dokončených etap digitalizace byl nový intranet na platformě SharePoint Online, který slouží jako centrální informační místo. Zaměstnanci na něm najdou firemní novinky, kalendář akcí, aktuální směrnice i přístup k dalším aplikacím. Obchodní týmy mají přehledné knihovny s nabídkami a smlouvami, marketingový tým zde sdílí reference a výsledky kampaní. Integrace s interní sociální sítí pak umožnila méně formální komunikaci a přinesla větší zapojení zaměstnanců, kteří nyní aktivně komentují příspěvky, sdílejí tipy z praxe a navrhují zlepšení.

Zrychlení obchodů a spokojení zaměstnanci

Tyto změny se podle Autosalonu Klokočka nepřímo promítají i do obchodu, protože zaměstnanci se mohou více věnovat zákazníkům namísto zdlouhavému řešení interní administrativy. Zavedení Microsoft 365 se konkrétně odrazilo v rychlejším uzavírání zakázek, lepší koordinaci mezi pobočkami a vyšší efektivitě každodenní práce. Obchodníci v terénu mají okamžitý přístup k aktuálním dokumentům, mohou plánovat schůzky v Teams, sdílet prezentace online a připravovat smlouvy bez zbytečného čekání.

Díky vytvoření centralizovaného úložiště s verzováním a řízeným přístupem lze obchodní případy vyřizovat rychleji a s menším rizikem chyb. Veškeré potřebné informace jsou k dispozici online a zaměstnanci tak mohou na zákazníka reagovat prakticky okamžitě, ať už jsou v kanceláři, na cestě nebo přímo u něj.

„Konica Minolta se nám jako dodavatel osvědčila zejména z pohledu kombinace zkušeností s implementací Microsoft 365 ve firmách podobné velikosti a proaktivního přístupu při hledání řešení pro náš konkrétní provoz. Od začátku jsme věděli, že budeme potřebovat komplexní nabídku zahrnující jak implementaci řešení a migraci dat, tak školení, nastavení bezpečnostních politik a podporu dalšího rozvoje. Ke všem těmto úkolům přistoupila a dále přistupuje Konica Minolta zodpovědně a profesionálně,“ uvedl IT specialista společnosti Autosalon Klokočka Centrum.

Umělá inteligence jako další krok

Zatím poslední fáze spolupráce mezi Autosalonem Klokočka a Konica Minolta se zaměřuje na digitalizaci středního managementu, což pomůže lépe využít moderní technologie při řízení týmů a další rozšiřování využití nástrojů Microsoft 365.

Velkým tématem současnosti je umělá inteligence a ani Autosalon Klokočka nechce v tomto ohledu zůstat pozadu. V plánu jsou proto pilotní projekty zahrnující využití umělé inteligence včetně Microsoft Copilot ve firemních procesech. Jejich cílem je posunout digitalizaci ještě dál, zvýšit produktivitu a připravit firmu na nové trendy v práci s daty a zákazníky.

„Digitální transformace není jednorázová akce, ale kontinuální proces. Případ Autosalonu Klokočka ukazuje, že správně zvolená technologie a partner dokážou nejen zefektivnit provoz, ale podpořit i růst prodejů a posílit vztahy se zákazníky,“ uzavřel M. Hanko.