Jednotné systémy jako cesta k efektivnější veřejné správě

Jak byste shrnul současný stav digitalizace veřejných institucí?

Digitalizace institucí v posledních letech výrazně pokročila. Digitální služby umožňují lidem řešit běžné záležitosti online, od hrazení poplatků po komunikaci s úřady. Skvělým příkladem je bankovní identita, kterou dnes aktivně využívá více než pět milionů občanů. Pro instituce je klíčové, aby technologie zjednodušovaly procesy a správu agend, což zvyšuje efektivitu řízení i komfort občanů.

Můžete uvést konkrétní úspěšné příklady digitalizace?

Města, obce i orgány státní správy úspěšně provozují Portály občana, které zajišťují pohodlnou komunikaci občanů s úřady. Dnes je podporujeme více než šedesát těchto portálových řešení. V širším kontextu vidíme, že organizace čelí tlaku na rozpočty, nedostatku odborníků a roztříštěnosti systémů. Jako velmi efektivní se tak ukazuje princip sdílených řešení, kdy zřizovatel pořizuje jednotný systém pro více organizací. Takový přístup umožňuje standardizaci procesů a díky centrální správě snižuje provozní náklady. Příkladem je atestovaná elektronická spisová služba GINIS, kterou zřizovatelé mohou využít jako jednotné řešení pro efektivní správu dokumentů v souladu s legislativou pro více svých organizací.

Jaký je přínos atestované spisové služby?

Atestovaná spisová služba garantuje, že organizace pracuje s dokumenty v souladu s platnou legislativou. Pro instituce to znamená jistotu, že jejich systém splňuje všechny zákonné požadavky a je dlouhodobě udržitelný. Zásadní přínos se ale projeví, když zřizovatel pořídí jednotné atestované řešení pro více svých organizací. Dojde tak ke sjednocení postupů, zefektivnění správy i lepší kontrole agend, a zároveň se sníží provozní náklady. Jednotlivé organizace pak těží z dlouhodobé stability, snadné integrace s dalšími aplikacemi, bezpečného provozu i lepšího přístupu k podpoře a školením.

Jaké další výhody sdílená infrastruktura přináší?

Především standardizaci procesů, která eliminuje rozdílné postupy napříč organizacemi, sjednocuje metodiky a zjednodušuje práci uživatelům. Významná je ekonomická stránka - společné řešení přináší úspory z rozsahu, ať už jde o licenční modely, náklady na provoz a správu systému nebo školení. Zřizovatel navíc nemusí opakovaně řešit stejné agendy u jednotlivých organizací, ale může je řídit koncepčně a efektivněji.

Jak se do digitalizace veřejných institucí promítá umělá inteligence?

AI zrychluje rutinní operace. Již dnes ji využíváme k vytěžování dat z dokumentů, třídění podání či podpoře uživatelů prostřednictvím AI asistentů. V budoucnu umožní komunikaci s úřady přirozeným jazykem a státu poskytne nástroje pro automatizaci upozornění na termíny nebo nesplněné povinnosti. Úředníci se tak budou moci soustředit na cílenou podporu občanů místo rutinní práce.

Co byste doporučil institucím, které chtějí digitalizaci efektivně zavést?

Investovat do jednotných, atestovaných a propojitelných systémů, využívat sdílenou infrastrukturu a standardizovat procesy. Tyto prvky zvyšují efektivitu, snižují náklady a přinášejí dlouhodobou stabilitu institucím i jejich zřizovatelům.