Jedna chyba zadělá na velké problémy. Kolik firmy stojí chyby v účetnictví?

Z rozhovoru z roku 2023 vyplývá, že v tomtéž roce Finanční úřad vyměřil přes 10 mld. doměřených daní. Někdy šlo o „záměrné“ opomenutí, jindy jenom o běžnou chybu, která vznikla při ručním zpracování dokladů. Vždy ale šlo o problém, který stál firmu zbytečné peníze a nervy.

Největší rizika chyb v účetnictví

Účetní chyby vedou k finančním ztrátám, daňovým doměrkům a pokutám ze strany úřadů. Zároveň zkreslují data o hospodaření firmy. Strategická rozhodnutí se dějí na základě nepřesných čísel, což vede k tvorbě neefektivních finančních strategií.

• Finanční a sankční rizika: Finanční správa doměří daně, vznikne penály a úroky z prodlení a hrozí pokuty při daňové kontrole.

• Provozní problémy: Opožděná fakturace způsobí neshody s klienty, hrozí problémy s cash-flow.

• Nejasný obraz o podnikání: Účetní závěrka je nepřesná a hrozí poškození reputace u bank a investorů.

• Nemožnost výplaty zisku: Neschválená účetní závěrka blokuje vyplácení podílu na zisku.

• Právní odpovědnost: Chyby v personální a mzdové účetní agendě kazí vztahy se zaměstnanci a přitahují pozornost úřadů.

Kde vznikají chyby v účetnictví?

Pokud nebereme v potaz „záměrné“ chyby při špatném účtování nákladů, nejčastěji jde o lidskou chybu při ručním zpracování dokladů. Během rutinního přepisu hrozí vznik duplicit a špatně přepsaných čísel.

Ruční zpracování faktur neznamená pouhé zdržení. Účetní se při přepisu dostávají pod tlak. S každým dalším dokladem klesá jejich pozornost a riziko vzniku chyb v účetnictví roste. Každý překlep, špatně zaúčtovaná částka nebo nesprávný kurz se propisuje dál v účetních procesech.

Kromě selhání lidského faktoru chyby vznikají i při nedodržování legislativních procesů. Typicky jde o situace, kdy účetní software nezareaguje na změny v právních předpisech a účtuje „postaru“. 

Jak zabránit chybám v účetnictví?

Chyb v účetnictví se zbavíte omezením lidského vstupu. Zaveďte kontrolní mechanismy, pravidelné audity a kontrolní soupisky. Největší změny ve vaší organizaci ale přinese digitalizace a automatizace účetnictví. 

Využití moderních účetních programů a aplikací na vytěžování faktur, účtenek a elektronickou archivaci snižuje riziko lidské chyby a výrazně usnadní práci účetním. Ti se nevěnují rutinní práci, ale dělají skutečné a kvalitní účetnictví, které firmu posune dál.

Přiznejme si ale, že riziko chyb v účetnictví nikdy nesnížíte na nulu. Pořád existuje šance, že se účetní přehlédne. Pečlivost, přesnost a smysl pro detail ale odlišují skutečné profesionály od méně zdatných kolegů.

Snižte riziko chyby díky moderním technologiím

I když účetním chybám nikdy zcela nezabráníte, existují preventivní prostředky, které minimalizují šanci jejich vzniku. Základem je moderní účetní software, který odpovídá aktuálnímu legislativnímu prostředí a nehází vám klacky pod nohy.

Ne proto, že je moderní. Ale proto, že usnadní práci: zkrátíte čas na zpracování faktur a zvýšíte přesnost vytěžování dokladů do účetního softwaru. Moderní aplikace na vytěžování faktur automaticky detekují dodavatele, provádí kontrolní součty a upozorní na duplicity v účetnictví.

Co získáte s aplikací na vytěžování dokladů Alice? Větší šanci na dosažení jednotného dohledatelného procesu. Aplikace opatří doklad auditní stopou a drží se nařízení finanční správy – správnost, průkaznost a srozumitelnost dokladů.

Předcházejte chybám v účetnictví. Jedno drobné opomenutí může vyjít i na desítky tisíc korun, nehledě na to, že na sebe zbytečně upozorníte příslušné úřady. Automatické zpracování dokladů funguje jako preventivní prvek, který sníží riziko vzniku chyby.