Koupit firemní software je jednoduché. Přesvědčit lidi, aby ho používali, bolí.

Manažeři často věří, že zmatky ve firemních procesech vyřeší tím, že koupí ten nejrobustnější software na trhu. Předpokládají, že tím skokově zefektivní a zpřehlední svůj byznys. Velice často se ale stane, že narazí. Od nákupu k okamžiku, kdy jejich lidé začnou technologii skutečně používat, totiž vede dlouhá cesta. 

Nový software ukáže, jaký máte nepořádek 

Když se projekt konečně rozjede, přijde další střet s realitou. Nový systém totiž odhalí, jak firma uvnitř doopravdy funguje. Spousta manažerů až v tu chvíli zjistí, že vlastně netuší, jak jejich lidé každý den pracují. V panice pak udělají tu nejhorší možnou věc. Místo změny starých návyků chtějí úplně stejný chaotický postup přenést do nového softwaru. A tím zahodí všechny výhody, které jim technologie měla přinést.

Nejvíc ale projekt ohrozí chaos v datech, za který samotný software vůbec nemůže. Dobře je to vidět na cenotvorbě, složitém firemním procesu, kterému se v TopMonks dlouhodobě věnujeme. Běžně se setkáváme s velkými korporacemi, které nastavení a řízení cen skládají z desítek roztroušených excelových tabulek. Jen vyčištění první sady dat, aby s nimi nový systém dokázal pracovat, přitom může trvat i tři až čtyři měsíce.

K těmto datům se navíc nedostanete hned. Data spravuje IT tým, který bývá z celé firmy nejvytíženější, a na podklady se tak dlouho čeká. Přesně na tyto detaily narážíme, když u klientů přímo na místě mapujeme jejich byznysové požadavky a fungování firmy. Přes monitor totiž těžko odhalíte, že klíčová rozhodnutí manažeři pořád řeší neformálně e-mailem a firma nemá přehled o tom, za co vlastně platí a kdo co odsouhlasil.

Nejtěžší je naučit lidi pracovat jinak 

Vyčistit data a vyladit procesy je ale pořád jen polovina úspěchu. Tou největší výzvou obvykle bývají lidé a jejich zažité zvyky. Když do firmy přinesete nový software, pocítí to všichni, od financí a obchodu až po samotné vedení. Takovou změnu totiž nevyřešíte jedním e-mailem z it. Hlavní slovo si musí vzít někdo z vedení, jasně vysvětlit smysl celého projektu a dohlédnout na to, aby mu věřila celá firma.

Neočekávejte nadšení od řadového zaměstnance. Lidé nový nástroj odmítnou nejčastěji proto, že jim práci místo usnadnění spíš komplikuje. Vy můžete být z nové aplikace nadšení, jenže obchodník vám rovnou řekne, že je pro jeho práci zbytečně složitá a používat ji nebude. Nikdo nemá rád změny, dokud mu neukážete, kolik času mu to ušetří a jak ten čas využije efektivně. 

Stejně důležité je nezavádět všechno najednou. Pokud firma přes noc vymění účetní systém a zároveň spustí novou prodejní aplikaci, lidé si nezvyknou ani na jedno. Změny proto dávkujte postupně, začněte s něčím menším a nečekejte zázraky hned první den.

Nekupujte víc než potřebujete 

Než začnete utrácet miliony, vyberte si jeden problém, který vám komplikuje práci, nebo kde vám nejvíce uniká marže. Spočítejte si, co vše vaši lidé kvůli němu musí dělat ručně a kde mrhají časem. Teprve pak uvidíte, jestli vám nová technologie vůbec pomůže. Někdy firma rozsáhlé řešení skutečně potřebuje. Často ale takový projekt jen vyčerpá rozpočet ještě před nasazením, zabere spoustu času a během nekonečných příprav skončí v šuplíku.

Mnohem lépe funguje řešit problémy postupně. V TopMonks jsme přesně na tomto principu postavili sadu samostatných nástrojů MonkSuite. Ačkoli dohromady pokrývají ucelený proces, firmy je běžně využívají i samostatně pro různé typy datových úloh, od sledování trhu přes čištění ceníků až po správu katalogů. Ukažme si je na příkladu cenotvorby, typického datově náročného procesu.

V první fázi necháte sbírat tržní ceny ScrapeMonk. Vaši lidé už pak nemusí ručně procházet weby konkurence a dohledávat každou položku zvlášť. V cenotvorbě hlídá kroky konkurence, ale stejně dobře slouží každé firmě, která potřebuje průběžně sledovat tržní trendy, dodavatele nebo jiné veřejně dostupné zdroje.

Získat data je jedna věc, věřit jim druhá. Podklady od různých dodavatelů i interní databáze mají pokaždé jiný formát a strukturu a často v nich chybějí položky. TidyMonk tento vstupní nepořádek sjednotí do podoby, se kterou mohou dál pracovat vaše systémy i lidé.

Zásadní krok přichází ve chvíli, kdy potřebujete porovnat své zboží s konkurencí. E-shopy i dodavatelé totiž prodávají stejný produkt pod jiným označením. Párovat stovky tisíc položek ručně je extrémně pracné, a pokud software spáruje špatné věci, obchodník mu přestane věřit a vrátí se k vlastním odhadům. MatchMonk dokáže automaticky rozpoznat identické i ekvivalentní produkty, takže lidé dostanou do rukou přesná srovnání, na která se mohou spolehnout.

Teprve na takto čistých a spárovaných datech má smysl stavět samotnou tvorbu a správu cen. PriceMonk propojí interní náklady a maržové limity s realitou na trhu. Rozhodovací procesy a schvalování cen se díky tomu zkrátí z týdnů na dny.

AI vás nespasí 

Řada firem dnes řeší, jak do chodu podniku co nejrychleji zapojit umělou inteligenci. Často ale postupují v opačném pořadí, než by měly. Nejprve si musíte pojmenovat problém, který vás doopravdy pálí. Pokud pokročilé algoritmy nasadíte bez jasného důvodu, provoz jen prodražíte a zkomplikujete. Navíc zaměstnancům těžko vysvětlíte, jak systém ke svému výsledku vlastně došel.

Umělá inteligence výrazně pomáhá tam, kde pracujete s velkým množstvím neuspořádaných dat. Dokáže snadno získat ceníky z webů nebo porovnat miliony odlišných produktů. Když ale potřebujete absolutní jistotu u přesných kalkulací, odvede nejlepší práci běžná matematika.

Čím začít, než utratíte miliony

Za úspěšný považujte projekt až ve chvíli, kdy vaši lidé začnou nový nástroj skutečně používat. Ze všeho nejdřív musíte pochopit, co vaše týmy opravdu potřebují.

Možná totiž zjistíte, že celá agenda stojí na paní Marii z účtárny a bez její excelové tabulky by se firma neobešla. Tady je potřeba přenést zkušenosti a způsob práce paní Marie a její tabulku do softwaru.

Teprve když v tom budete mít jasno, rozhodujte, do jakého softwaru investujete další miliony.